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律师事务所定制软件的好处

迪奕科技


　　信息化时代的律师事务所，面临崭新的发展机遇与挑战，如何进行规范化高效运营，以适应愈来愈激烈的优胜劣汰的竞争环境，是摆在律所管理者面前的重要课题。 司法部及全国律协也都对律所提出了更高的要求，下面结合司法部和全国律协的相关规定和律师事务所信息化管理平台的效果及律所运营的一些问题试做探讨。

一、符合司法局及律协的规定，降低执业风险

　　司法部颁发的《律师事务所管理办法》第三十三条、第三十八条和《律师执业管理办法》第二十六、第二十七条、第三十二条以及全国律协《律师事务所内部管理规则》第二十八条、第三十五条、三十九条和《律师执业行为规范》第六十四条、第七十六、第七十七条等相关条目都对律师和律师事务所关于利益冲突检索和保密措施进行了明文规定，并规定了相关责任追偿的规定。
　　规避执业责任事故：进行案件冲突检索避免内部利益冲突的发生，从客户名称、住址、对方律师、案件关系人及证人等信息在律所的整个资料库里进行全面利益冲突检索，并对立案进行逐级审批，保证接案的安全性；常用的合同及法律文书，由事务所统一管理，公章借出、归还、使用对象等情况严格记录和审查，以避免执业事故和事务所索赔事件的发生；
　　资料保密与安全性：根据自身律所的不同情况，从主任、合伙人、执业律师到秘书助理，从财务到行政人事等都根据其工作内容和职责设置不同权限，以规范不同职员在办案管理软件中对资料的查看与操作，并可根据日志功能追查责任和文件资料。 如专职律师间各种资料相互独立，协同办案时可通过共享功能灵活的开始或停止共享，并能够回顾对某一案件的所有操作，以保证资料的私密性。

二、律所规范化建设

　　《律师事务所管理办法》第三十五条，《律师执业管理办法》第三十七条，《律师事务所内部管理规则》第二十七条、第四十三条，《律师执业行为规范》第九十一、九十三、九十四条要求律所对收费进行标准化操作。
　　《律师事务所管理办法》第四十四条，《律师执业管理办法》第三十九条，《律师事务所内部管理规则》第十七、三十三、三十七、三十八条，《律师执业行为规范》第五十三条要求对案件卷宗建立完整健全的保管制度。
　　《律师事务所内部管理规则》第三十二、三十四条《律师执业行为规范》第五十四、六十三、第八十七条要求让客户实时了解案件的进展和收费情况。

　　总所、分所管理：通过权限划分，总所可以对分所员工及客户、案件资料进行分类管理，总所能够及时向所辖分所的每一个员工下达通知及发放文件，分所的接案及创收情况能够迅速的整合并反馈给总所。

　　办案与收费：从收案的信息登记、利益冲突检索、立案审批到案件进度处理、案件文件审批、结案审批以及案件归档，环环相扣，管理层可以分级进行审批，对案件进展进行督导（如案件文件准备、指导案件进度），对最后进行的审核归档。共享功能可满足律师对协同办案的要求，律师还能够把案件办理的进度有选择性的呈现给客户。而除了案件起诉状、证人口供、判决书、案件进度和案件总结等资料外，相关联的如：相关人的背景资料、判例、法条、对方律师事务所针对类似案件的研究等文件资料全部保存在系统中，不会因为人员更迭影响案件卷宗的完整性。同时不仅解决了纸质文档不易保存、占空间的问题，还减少了纸张的浪费，更加绿色环保。
　　满足包案件、计时、按照标的等收费方式，律师能够随时查询自己的佣金提成信息，可以根据不同需求来进行相关设置。案件的每一笔财务往来都会被记录，客户并可在客户端看到详细收费信息，并可通过客户端接受客户监督，来增强办案过程中律师对客户的透明度，提升客户满意度。还可以自动生成带有律师事务所专属VI设计的账单，发送给客户的同时能够通知财务人员，将催款和收费相挂钩，避免律所死账和坏账的情况出现。

　　事务所各职员信息畅通：律所在办案和运营的各个节点权责更明确，管理层对案件的立案结案的审批意见、专职律师对案件的办理进度、合同公章的使用、财务人员对账务信息的处理、图书和会议室等律所配备设施的使用情况等各方面信息都能够清晰及时的反馈给关联的同事。从而使得无论是管理层与律师，律师与律师还是律师与助理和行政后勤人员之间，都能够及时的了解到所需要的信息，节省时间上的成本和增加管理的透明度；

　　事务所运营情况分析：事务所案件统计可分案件类型、时间段来统计实现不同时间段、不同案件类型的接案情况，明确律师事务所业务方向；财务统计可按分所、部门、法别、客户类别、案件、时间段进行统计，了解各分所之间、各部门的财务创收情况，以便制定管理方案和市场策略。统计结果亦可作为事务所及律师个人考核评估的标准和依据；因此繁忙的领导层能够便捷的了解律所的动态，准确获得各方面信息。

　　高效使用硬件设施：清晰了解会议室的不同功能、大小及使用状态；掌握车辆的使用状态、维护保养及保险的情况；分种类和用途对律所的图书进行管理，管理人员可详细了解图书的数量、借阅及归还情况；行政人员也可了解事务所其他资源，如电脑、打印机等办公设备的配备和使用及折旧情况，规范的管理才能使得律所的设备被高效的利用，以节省硬件设施的投入。

三、事务所内部人才培养

　　积极利用办案管理软件搭成的平台，可有效加强文化建设，可表现为以下几点：
　　1、网络的资料库，律师可随时查询法规、调阅案卷、使用文书范本等，并可不受地域限制的查看律所公告，享受高效便捷的服务和工作氛围；
　　2、建立内部消息平台，增强所内人员沟通，并可对经典案例进行论坛式的讨论，形成内部讨论的习惯，增强律所的凝聚力；
　　3、树立积累意识，积累客户信息、经验等各种资源，不会因为人员更迭流失客户资源。对资深律师宝贵的知识和经验，按照不同类型的案件汇集成相关问卷表和文件清单，使用时可随时调用，有利于对新律师的培养和提升整个律师事务所的办案效率和质量；
　　4、对行政人员及秘书人员的培训也会因为系统的规范化管理变得流程化、制度化，加上系统人性化的操作界面，使得行政人员能够很快上手，避免出现工作交接不完全的情况。

四、律师事务所品牌形象树立

　　一个律所的品牌形象的树立关系到律所日常运营所涉及的方方面面，下面从客户、员工、同行律师及司法部和律师协会的方面来做论述。

　　1、客户：律师的办案能力和经验可能参差不齐，如果将律所在办理案件中专业知识制作问卷表和文件清单的形式，让所有律师分享经验成果，让客户体验到律师办案的娴熟、经验的丰富和办事的效率，从而体现律所整体的专业性；律师能够在办案过程中把案件办理进度、收费明细、服务记录以及具有标志风格设计的正规账单通过邮箱、甚至手机提醒等现代化处理手段及时的反馈给客户，并且客户可以对自己不满意的地方进行举报和投诉，势必能让客户感受到透明化且细致认真负责的服务水平；
　　2、员工：律所运营的更加规范化和信息化，员工有了良好的工作环境和办案手段，可以在律所不断地提高办案的经验，定会油然地产生自豪感和产生巨大的凝聚力，有利于律所的团队建设；
　　3、同行律师，办案过程中所接触的其它律所律师，在了解律所的现代化办公措施和规范化运作及体会到由此带来的高效和便捷后，必会对律所形成良好的印象，增加了律所的吸引力；
　　4、司法部和律师协会，司法部和律师协会均对律所提出了规范化和信息化建设的要求，并在各种律所评比中得到具体体现，规范化和信息化的律师所必将在各地及全国范围内崭露头角，赢得好评和名誉，走上品牌化的道路。

综上，笔者对律所定制适合自身的办案软件做了一些探讨，只言片语难免有未尽之处。欢迎各位读者了解更多详细内容，以做更多交流。


交通部


交通部关于做好2004年国内水路运输行业年审工作的通知

（交水发[2004]14号）




各省、自治区、直辖市交通厅（局、委）、上海市港口管理局，长江、珠江航务管理局，中远、中海、长航、中外运集团，部救捞局、各直属打捞局:


为加强对水路运输市场监督管理的力度，严格执行经营资质管理规定，规范从业者的经营行为，维护水运市场秩序，打击非法经营，保护合法经营者利益，巩固近年来整顿和规范航运市场的成果，加快建立统一开放、公平高效、竞争有序的国内水运市场，促进我国航运业健康有序发展。经研究，决定从2004年1月1日起至2004年4月30日止，在全国统一开展2004年度国内水路运输行业年审工作，现就有关事项通知如下：


一、年审范围


年审对象是已取得国内水路运输和水路运输服务业经营资格的经营人及其所属运输船舶。


二、年审部门和权限


各级交通主管部门和交通主管部门委托的航运管理机构负责本次年审工作。


我部及长江、珠江航务管理局批准从事跨省运输的水路运输经营人的年审，由其所在地省级交通主管部门负责组织实施。省内运输经营人的年审权限由省级交通主管部门确定。水路运输服务业经营人的年审工作由地（市）级交通主管部门组织实施。


部属各打捞局的年审工作暂由部水运司负责。中央管理的航运企业集团及其控股子公司，由公司所在地省级交通主管部门负责具体年审工作，其中长航集团及其控股子公司的年审暂仍由长江航务管理局负责。有关省级交通主管部门按规定对其进行年审并签署意见，审查合格的，由部水运司在其《水路运输许可证》上加盖年审章并为其船舶核发《船舶年审合格证》，长航集团所属海船的年审合格证，由部水运司凭长江航务管理局年审意见核发。请各航运企业集团与有关交通主管部门加强协调，共同做好其下属企业和船舶的年审工作。


三、年审内容


（一）审查经营人在上一年度遵守国家关于水路运输的法律、法规及交通主管部门的规章、规定的情况，重点审查有无超越经营范围和违章经营的行为，以及有无违反规定使用票据情况。


（二）审查经营人的经营资格，重点审查经营资质的保持情况。对过去已经资质评估合格的水路运输经营人，要根据《国内船舶运输经营资质管理规定》（交通部2001年1号令），在年审中查验其经营资质的维持情况，发现达不到资质条件的，要提出限期整改通知，属跨省运输的还要将有关情况通报我部或长江、珠江航务管理局。经过整改仍达不到资质条件的，报相应的管理部门取消其经营资格。


（三）审查运输船舶的经营资格和有无违规、违章行为及发生安全事故的情况，重点审查运输船舶有关证书是否相符、有效，有无篡改船龄和报废船舶继续从事营运的情况。对审验合格的船舶，由审验机关核发《船舶年审合格证》，未通过审验的船舶不得核发《船舶年审合格证》。


（四）了解经营人的生产经营情况，审查有关运输规费交纳情况。


四、年审工作中《年审报告书》、年审程序等内容仍按我部《关于开展2000年水路运输行业年审工作的通知》（交水发[1999]664号）精神执行。为确保经营人的正常经营活动，在其上缴营运证年审期间，可由年审机关根据需要发给《营运船舶年审待理证》，有效期不得超过30天（同时也不得超过4月30日）。


经年审合格的经营人，由审验机关在其《水路运输（服务）许可证》加盖年审专用章，注明有效期从2004年1月1日起至2005年4月30日止。新核发的《船舶年审合格证》有效期同时至2005年4月30日止（但不得超过营运证的有效期）。


五、几项具体要求


（一）年审工作政策性强、涉及面广、工作量大，各有关单位要高度重视，加强领导，做好各项准备工作，周密组织，合理安排，确保如期顺利完成。


（二）在年审工作中，有关交通主管部门要牢固树立“权为民所用、情为民所系、利为民所谋”的思想，增强服务意识，规范服务行为，提高工作效率，方便广大船舶运输经营人。要认真贯彻落实政务公开的有关要求，采用适当方式将年审要求、工作程序等内容通知广大船舶运输经营人。在年审过程中，不得故意刁难申请人，严禁借本次年审名义乱收费或搭车收费。


（三）要通过年审工作巩固航运市场整顿成果，进一步规范水路运输市场秩序，及时纠正违法违规行为。要严格执法，加大处罚力度，树立管理权威。对在规定的期限内无故不参加年审或拒不接受年审的经营人，要依照有关规定，给予必要的处罚直至取消其经营资格。


（四）要结合本次年审，做好换发《水路运输许可证》的收尾工作。


（五）要做好水运基础信息的统计工作。各单位要通过此次年审，准确地掌握水运企业、运输船舶等水运管理基本情况，及时更新全国水运管理信息系统中的数据；要通过年审掌握本地区上年度的企业、船舶增减情况。


（六）要严格执行有关规定，对达不到要求的，年审一律不得通过，决不姑息。要严肃纪律，严禁滥用职权、徇私舞弊，借年审之机为无经营资格的船舶滥发《营运船舶年审待理证》。


六、为掌握各地年审工作情况，请各省（自治区、直辖市）交通主管部门在年审结束后，将本次年审工作的书面总结于2004年6月底前报至部水运司。长江、珠江水系各省应同时将经营长江、珠江水系的情况抄报长江、珠江航务管理局。总结除以书面形式上报外，还要以电子软盘或电子邮件（E-mail:sysgnc@moc.gov.cn）上报。


二OO四年一月十三日